Cómo aprender sistemas de archivo de números alfabéticos y decimales

Cómo aprender sistemas de archivo de números alfabéticos y decimales

tener un sistema de archivo efectivo puede ahorrarle tiempo y energía cuando cuenta con información importante que debe recuperarse rápidamente de un gran volumen de archivos. Hay dos tipos de sistemas de archivo, los que usan números o sistemas numéricos, y los que usan letras o sistemas alfabéticos. Aprender a usar estos sistemas es esencial para decidir cuál es el mejor para usted. Si bien existen varias categorías, es fácil comprender los conceptos básicos de estos sistemas de archivo.

    decida el tipo de sistema alfabético y numérico que funcione mejor para los tipos de documentos que desea presentar. Hay tres sistemas alfabéticos básicos a considerar y cuatro sistemas numéricos, el más común de los cuales es el sistema decimal. Los tres sistemas alfabéticos son tópicos, de enciclopedia y geográficos.

    Comience por definir el sistema "alfabético tópico". esto también se conoce como el sistema de "diccionario" y es el más fácil de entender. en este caso, cada archivo da un título y esos títulos se ordenan en orden alfabético de la A a la Z. no se agrupan en temas y no tienen categorías, por lo que este sistema suele ser el mejor para pequeñas cantidades de archivos.

    Comprender el sistema de "enciclopedia" o "clasificado". En este sistema, hay grandes encabezados o temas generales, como historia o filosofía, que tienen temas más pequeños agrupados alfabéticamente dentro de ellos. si es necesario, puede haber archivos adicionales ordenados alfabéticamente dentro de estos subtítulos. por ejemplo, en la historia podría tener subtítulos titulados con décadas y dentro de esos archivos, archivos que designan ciertos aspectos de la historia como la tecnología o la guerra. estas subcategorías pueden continuar hasta que sienta que el sistema de archivo es eficiente para usted.

    Considere aprender el sistema "geográfico" para documentos que contienen información relacionada con lugares. Al igual que el sistema de enciclopedias, este sistema tiene categorías principales como países o estados con subcategorías como ciudades o pueblos archivados dentro de ellos en orden alfabético.

    Comprender al menos los conceptos básicos de los sistemas de archivo decimal. Este es el sistema decimal dewey que más a menudo usan las bibliotecas para clasificar libros y materiales de referencia por números de llamada. en este caso, no puede tener más de 10 categorías debido a la restricción decimal de solo usar los números del cero al nueve. estas diez categorías se pueden subdividir en 10 categorías adicionales con la frecuencia que sea necesaria de la misma manera que funciona el sistema alfabético de la enciclopedia.

    dividir el sistema decimal en trozos fáciles de aprender. por ejemplo, tal vez su biblioteca actual requiera que tenga tres decimales, por lo que sus diez categorías aparecerán como 000, 100, 200, etc., cada una con un título. dentro de cada uno de ellos, se encontrarán subcategorías como 002 o 103 hasta que se hayan llenado todos los decimales. en este caso, 002 representa una categoría en las 000 y la 103 representa una categoría en los 100. Este sistema es bueno para volúmenes extremadamente grandes de información, ya que los decimales se pueden ampliar y agregar según sea necesario.

    propina

    Si la capacitación formal hace que el aprendizaje sea más fácil, puede considerar tomar una clase de presentación en el departamento de negocios de su comunidad universitaria local o puede tomar una clase de ciencias de la biblioteca para el sistema decimal más complicado.



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